Support

Webofficeone er en brukervennlig løsning men inneholder mange funksjoner – noen du helt sikkert ikke har opplevd før. Det er derfor naturlig at det er spørsmål den første tiden. Det beste for både dere og oss at dere lykkes i å drive deres virksomhet effektivt med Webofficeone. Derfor leveres alle våre løsninger med minimum fri support pr. epost.

Hjelp ved bruk av Webofficeone:

Brukerveiledning

Brukerveiledning Her vil du finne informasjon fra de ulike modulene i Webofficeone. Det er brukerveiledning som vil gi deg kunnskap i hvorfor du bør ta i bruk våre moduler og ...

Les mer

Håkon Grønlie

Videoveiledninger

Videoveiledninger Her vil du finne et bredt utvalg av videoveiledninger som vil veilede deg gjennom generell bruk av Webofficeone.Vi vil anbefale deg å se gjennom disse veiledningsvideoene før bruk av webofficeone ...

Les mer

Håkon Grønlie

Lokale innstillinger

Lokale innstillinger Når du bruker løsningen din er det viktig å foreta innstillinger i nettleseren for å få et maksimalt utbytte av brukeropplevelsen din. Nedenfor finner du skriftlige veiledninger samt ...

Les mer

Håkon Grønlie

Support per telefon

33 48 32 32 (Krever supportavtale)

Support per e-post

support(at)proweb(dot)no

FAQ/OSS:

Opplever til tider at løsningen ikke fungerer som den skal, hva kan jeg gjøre?

Om du skulle være uheldig og støte på problemer i Webofficeone er det som regel lurt å foreta noen enkle grep for å sikre seg mot dette. Vanlige årsaker kan være bruk av Google Chrome, dette er en nettleser vi ikke har støtte for og kan for eksempel føre til at du ikke får lagret endringer du foretar deg i løsningen din. Det vil også lønne seg å slette Cache i nettleseren i ny og ne. For å tømme cache kan du gjøre følgende: CTRL + Shift + Del. Da får du opp slett-vinduet og du skal huke av for å slette “Infokapsler/ Cache”. Når denne handlingen er utført kan du lukke nettleseren din og starte den på nytt. Dersom dette ikke hjelper kan du kontakte support for assistanse. Support@proweb.no / 33 48 32 32 innvalgsnr 2. Om du ønsker å se en kort videoveiledning for hvordan du foretar lokale innstillinger / tømmer cache kan du trykke på denne lenken: https://www.wo1.no/support/lokale-innstillinger/

Jeg ønsker å legge til kontonummer, hvordan gjør jeg det?

For å legge til kontonummer kan du gjøre følgende: Kontrollpanel > Regnskapsinnstillinger > Valuta. Velg feks “NOK” og til høyre vil du se fane ved navn “Bankkonto” og du kan trykke på “Rediger” for å legge til kontonummer.

Hvorfor bør jeg bruke https (SSL)

Når du logger på Webofficeone med https://….. er du på en kryptert fobindelse mellom deg og serveren. Dette er svært viktig om du logger deg på ved å benytte offentlige wifi-nettverk og særlig hvis nettet er helt åpent – uten passsord for pålogging.

Søk på attributter gir meg ingen resultater selv om de har en av attributtene jeg søker etter

Dersom du skal søke etter kontakter med attributter er det viktig å merke seg at dersom du huker av for flere attributter under søket så vil den kun hente opp kontakter som matcher på alle attributtene du søkte etter. Søk-funksjonen vil ikke hente opp kontakter som kun har noen av de valgte attributtene. Hvis du feks. skal samle kontakter med forskjellige attributter i en distribusjonsliste blir du nødt til å foreta flere søk med mindre de aktuelle kontaktene har alle attributtene du er ute etter.

Noen ganger finner jeg ikke knappen “Arkivér” når jeg har mottatt en e-post, hvorfor?

For at du skal kunne arkivére direkte til CRM må avsender av e-post være en kontaktperson. Du har likevel mulighet til å arkivére ved å benytte “Søk-funksjonen” som befinner seg der “Arkivér” vanligvis ligger. Her anbefales det at du oppretter avsender som en kontaktperson slik at du ikke møter denne problemstillingen i fremtiden.

Jeg ønsker å kunne få en oversikt over mine kolleger sin kalender, hva gjør jeg?

For å legge til dine kollegers kalender kan du enkelt gjøre dette ved å skrive inn navnet til de aktuelle kollegene dine i boksen “Kontaktpersoner” i menyen til venstre når du åpner kalender-modulen. Du vil også ha mulighet til å endre farge på de kollegene du legger til ved å trykke på fargen bak navnet til kontaktpersonene du la til.

Hvordan oppretter jeg timetypemaler?

Trykk her for å se en kort videoveiledning om hvordan du oppretter en timetypemal.

Hvordan legger jeg opp en arbeidsplan?

Trykk her for å se en kort videoveiledning om hvordan du oppretter arbeidsplan.

Hvordan endrer jeg verdi på timetypene mine?

Dette kan du gjøre enten generelt ved å gå til Kontrollpanel > Oppdrag > Timetyper. Da endrer du standard timetypeverdi, eller du kan gå inn på det aktuelle oppdraget og endre verdien på timetypene dine fra “Sett opp timetyper”.

Det ble feil på faktura, hvordan krediterer jeg?

Trykk deg inn på aktuell faktura (i fanen effektuert) og øverst på verktøylinjen står det “Krediter”. Når du har bekreftet denne handlingen vil den bli merket som kreditert og det vil automatisk bli opprettet en kreditnota i fanen “Åpen”. Denne kan du godkjenne / effektuere dersom regnskapsføreren trenger den.

Jeg har godkjent / effektuert fakturaen og jeg får ikke redigert på den

Du kan kun redigere på innholdet i en faktura før den godkjennes / effektueres, dvs den må ligge i fanen “Åpen” for at du skal kunne foreta endringer. Eneste mulighet du har til å redigere på en godkjent faktura er å oppdatere forfallsdato dersom du har glemt den.

En av kundene mine skal ikke faktureres med MVA 25%, hva gjør jeg?

Gå inn på kundekortet til den aktuelle kunden og trykk “Rediger” > Gå så til fanen “Fakturainfo” > Scroll deg ned til du kommer frem til “Avg. Pliktig: Ja / Nei”.

Hvordan legge til nytt fakturaår?

Trykk her for å se en kort videoveiledning om hvordan du enkelt kan legge til et nytt fakturaår.

Exchange: Jeg syntes det tar altfor lang tid før e-post havner i innboksen min, hva kan jeg gjøre?

Dersom du benytter deg av en Exchange Synkronisering er minsteintervall ved henting av e-post på 8 minutter. Dette er ikke noe vi kan gjøre noe med og vi anbefaler derfor bruk av POP i stedet for Exchange dersom dette skulle by på problemer.

Jeg må manuelt laste ned e-post, hvorfor kommer ikke dette inn av seg selv?

I de aller fleste tilfeller er det aktivert automatisk mailnedlasting men i noen tilfeller er det satt opp “La meldinger ligge på serveren” i oppsettet på POP-kontoen. Dersom dette er aktivert har du huket av for å kunne lese e-post i flere e-post klienter og du kan derfor ikke benytte deg av automatisk mailnedlasting. Du kan enkelt hente inn ny e-post ved å trykke på “Se etter nye meldinger”

Jeg får feilmelding når jeg skal laste ned e-post, hva gjør jeg?

Vanligvis vil det stå en konkret feilmelding hvor det er passord / brukernavn som er feil. Dersom dette ikke er tilfelle kan support kontaktes umiddelbart på 33 48 32 32 innvalgsnr. 2 for assistanse.

Kontaktperson / Kandidat / Bruker har forsvunnet fra CRM men eksisterer likevel, hva har skjedd?

Ved opprettelse av kontakter i din løsning er det ekstremt viktig å huke av som kontaktperson for kontaktpersoner / kandidat for kandidater. Dette gjøres på følgende måte: åpne kontakten for redigering > Gå til fanen “Tilgang” > Pass på å sette en avhukning for “Kontaktperson / kandidat”. For å lokalisere den tapte kontakten blir du nødt til å kontakte support for å få på plass denne avhukningen hvis den først har forsvunnet. Dersom vedkommende er huket av som ansatt kan du lokalisere kontakten ved å lete i ansatt-listen, eller dersom det er en bruker kan du finne den igjen ved å gå til Kontrollpanel > Tilgangskontroll > Brukere og gi vedkommende en avhukning som kontaktperson.

Jeg forsøker å slette en kontakt fra CRM men det går ikke, hvorfor?

Hvis dette skulle inntreffe kan det lønne seg å foreta lokale innstillinger. Dette forekommer som regel ved bruk av Internett Explorer. Trykk her for videoveiledning som veileder deg gjennom prosessen.

Hvorfor ligger det flere av den samme kontaktpersonen / kandidaten i CRM?

Dersom du har flere av den samme kontakten i din CRM har det oppstått en duplikasjon. Dette kan oppstå ved CRM påmelding, registrering av CV eller manuell opprettelse. For å bli kvitt den duplikate kontakten kan du søke opp de det gjelder i CRM og passe på at du tar vare på kontakten som er direkte knyttet til en modul i Webofficeone. Du har en “Flytt tilknyttede data”-knapp som kan overføre data fra den ene kontakten til den andre, dette bør gjøres før kontakten slettes, evt ta kontakt med support for assistanse.

Bilder som er lagt til i Proweb-dokument vises ikke hos mottaker når jeg sender det i en e-post.

For at bilde skal bli lagt til på korrekt måte må du åpne selve bildefilen i dokumentarkivet, kopiere linken øverst i adressefeltet > Gå til malen og velge redigere > Trykk på “Verktøy” på verktøylinjen og velg “Kildekode”. Dette er for brukere som er kjent med HTML. Dersom du er usikker på hvordan du skal gå frem kontakt gjerne support for en fjernstyring.

Dokument-tillegget fungerer ikke, jeg får ikke lagt ved dokumenter i e-post / lastet opp dokumenter i dokumentarkivet.

Hvis dette er tilfellet kan du åpne “utvidelser (Firefox)” eller “Administrer programtillegg (Internett Explorer), lokaliser ProwebDocumentComponent under tillegg og velg “Alltid aktiver”. Skulle du ha problemer med dette kan du kontakte support.

Jeg vil laste opp dokumenter, gjerne flere om gangen, hvorfor går ikke det?

Gå til dokumentarkivet > Trykk på “Last opp” > Der vil det ligge en link øverst i det nye vinduet hvor du kan laste ned Proweb Document Component. Dersom dette ikke skulle fungere kan du trykke her for å laste den ned manuelt.

Integrasjon – Høkas

Integrasjon – e-conomic

Integrasjon – Tripletex

WebOfficeOne støtter overføring av fakturadata til Tripletex. Påkrevd informasjon for oppsett av integrasjon er klientnummer, brukernavn og passord til Tripletex

Sikkerhet – Hvor sikker er Webofficeone

Vi er veldig bevisste på at vi leverer virksomhets-kritiske løsninger til våre kunder og tar derfor sikkerhet på største alvor.

Når du logger deg på Webofficeone er derfor din økt/kommunikasjon kryptert(https). Dette er særdeles viktig dersom en logger på via åpne Wifi forbindelser. Data går ikke tapt. Det er backupfunksjon og backup av backup til annen lokasjon. I tilfelle av en stor brann, naturkatastrofe, el. vil alltid deres data finnes på ekstern lokasjon. Ekstern lokasjon er også et komplett driftssenter som kan overta for hovedanlegget i en krisesituasjon. Backup går 4 uker tilbake i tid og overskrives da automatisk.

En stor sikkerhetsmessig utfordring for en bedrift vil alltid ligge hos bedriften selv. Hvordan er policy på brukernavn/passord, alltid benytte https ved Wifi-pålogging, begrense brukerrettigheter i løsning – sikre dere mot tyveri av informasjon fra egne ansatte(som kan begynne hos konkurrent), god policy på oppdatering av antivirussystemer på egne maskiner, etc., etc. Alt dette og mer er saker vi ikke rår over, men de er likevel noen av de største sikkerhetsmessige truslene.